我的工作說明書

上課前請先填這一份。只寫字約 30 分鐘；連截圖和檔案一起附上約 45–60 分鐘。

目前在填的是：
同一台電腦可以存好幾份（例如「對帳」一份、「排班」一份），用左邊的選單切換。

先講四件事

一、你今天只要「把事情講清楚」，不用想怎麼解決。
上課那天我們會一起把這件事交給 AI 處理。你現在只要把「你平常怎麼做這件事」寫下來就好。 想不出解法很正常——那是上課要做的事。

二、每一步都附上截圖、檔案跟網址，做成一份真的能照著做的手冊。
截圖：Mac 按 Shift＋Command＋4 圈範圍（圖會存到桌面）， Windows 按 Win＋Shift＋S。
檔案也可以直接放：Excel、CSV、PDF、Word、純文字、Mac 拍的 HEIC 照片都行—— 只要是能幫別人看懂你這份工作的東西，通通拖進去。
只要那一步會開網站或後台，網址一定要貼上——沒有網址，之後接手的人會卡在第一關。

三、你填的東西存在哪裡？
只存在你現在用的這台電腦、這個瀏覽器裡，不會傳給老師、也不會傳到網路上 （除非你自己按最下面的【送出作業】）。
・換一台電腦或換一個瀏覽器就不見了——填完務必按【下載成操作手冊】。
・如果你用的是公司或家裡的共用電腦：填完、下載完之後， 請按上面的【清空這一份】，免得下一個用這台電腦的人看到你的內容。
・清除瀏覽器紀錄／使用無痕視窗也會讓內容消失，所以邊填邊下載最保險。
四、截圖和檔案裡的敏感資料要先擋掉。
截圖前先把真實的客戶姓名、電話、地址、訂單編號、金額遮起來或改掉（塗黑、貼色塊都行）。 要放的 Excel／CSV 如果有整份客戶名單，先刪到只留幾筆當範例就好。 文字欄位一樣，改成「客戶A」「電話X」「訂單001」。

第 1 格 挑一件事 約 3 分鐘

從下面挑一件你「常常做、做起來很煩」的事。只挑一件。如果有好幾件，挑最常做的那件 （其他的可以之後按【開新的一份】另外填）。

填完上面三格，這裡會算出你每個月花多少時間在這件事上。

第 2 格 像教新人一樣寫下來 約 20–35 分鐘・這格最重要

假裝有個新人明天要接你的手。你會怎麼一步一步教他？一步寫一張卡，順序照你實際做的順序。 每一步都停下來截一張圖、把用到的檔案放進去、把網址貼上——這是這份手冊跟一般筆記最大的差別。

範例

有位客服同仁，每收到一位新學員要做這 9 步：
① 改對方的 LINE 顯示名稱 → ② 跟對方要資料 → ③ 核對付款截圖 → ④ 改標籤 → ⑤ 寫進 LINE 記事本 → ⑥ 填兌換碼表單 → ⑦ 發兌換碼＋學號＋教學 → ⑧ 邀進群組 → ⑨ 發資料連結。

這 9 步後來變成 1 步（只輸入一次，其他自動跑完）。但要先數得出 9 步，才有辦法變成 1 步。

寫的時候如果心裡冒出「這要看情況」——照樣把那一步寫下來，第 3 格會專門處理它。
放東西的方法：把檔案拖進方框，或先點一下方框、再按 Command＋V 貼上截圖。 一步可以放好幾個。

第 3 格 哪幾步要動腦 約 5 分鐘

上面每一步，分成兩種：照著做就好（誰來做都一樣）， 跟 要動腦判斷（要看狀況決定）。勾了「要動腦」的，請多寫一句：你是看什麼決定的。

範例

「調廣告預算」這步是要動腦的。我是看 ROAS（每花 1 元換回幾元業績）決定： 低於 5 就降預算——但如果那個商品業績超過 3,000，我會先問老闆再動。

寫出這種「但是⋯」的例外，比寫規則本身更有價值。

第 4 格 哪幾步不能出錯 約 3 分鐘

下面三種情況，只要中一個，這一步就要標起來——以後就算交給 AI 做， 送出前也一定要有人再看一眼。

真實故事

有次調廣告預算，數字多打了一個零——差 10 倍。還好自己再檢查時當場抓到。

牽涉到錢、不能出錯的，最後一定要有人再看一眼。

步驟會動到錢碰到個資會發出去給外人

第 5 格 把要用的東西集中起來 約 5 分鐘

上課那天要拿來用的材料。能上傳的直接上傳， 太大或不方便上傳的，整理進一個資料夾就好。

AI 手上沒有你的東西，就會自己編一個看起來很像樣的給你。 你帶的材料越貼近真實，上課做出來的東西越準。
先做這件事：開一個資料夾

在桌面新增一個資料夾，名字就叫「＿＿＿＿ 上課用」（底線填你這件工作的名字， 例如「對帳 上課用」）。把下面清單裡你有的東西，通通複製一份丟進去。

重點是「複製一份」跟「只挑用得到的」——不要整個部門的共用資料夾直接搬， 也不要把整年度的檔案都丟進來。一份範例勝過一百份原始資料： 一張報價單就夠了，不需要三百張。

這個資料夾之後就是你這件工作的「材料包」，上課直接打開它，不用現場翻。

最省事的作法：整包壓縮起來丟進去。
Mac：在那個資料夾上按右鍵 → 壓縮，會多出一個 .zip 檔。
Windows：在資料夾上按右鍵 → 傳送到 → 壓縮的資料夾。
把那個 zip 拖進下面的方框就好，系統會自動幫你拆開， 裡面每個檔案都會分開列出來，你可以檢查有沒有多傳到不該傳的東西。
當然也可以不壓縮，直接一個一個拖進來。

壓縮之前先看一眼資料夾裡有什麼。 整份客戶名單、整年度的檔案、跟這件工作無關的東西，壓縮前先移出去—— 一份範例勝過一百份原始資料，傳越多不會越好。

最後一步：把它變成一份手冊

【下載成操作手冊】會把你填的字、截圖跟檔案打包成一個檔案， 雙擊就能看，也可以印出來或存成 PDF。這是你要帶來上課、之後也能直接交給別人照做的東西。
【複製文字給 AI】是純文字版（不含圖），上課那天貼給 AI 用。

尚未輸入。

交作業給老師（選填，但很建議）

交上來，老師上課前就能先看過你的狀況、挑幾個案例當場示範。 不交也可以——那就記得自己把手冊帶來。

送出後會發生什麼事：你填的文字、截圖與所有附上的檔案會存進 miru 老師的系統，只有老師看得到（其他學員看不到、也讀不回去），用途只有這門課的課前準備。
送出前請再確認一次：截圖與檔案裡的客戶姓名、電話、金額、訂單編號有沒有處理過。
⚠️ 資料要放多久，由你自己決定。
送出後你會拿到一組編號，請把它記下來或截圖存著。
上課結束後，請自己用那組編號回到這一頁把作業刪掉（下面有【刪除我交的作業】）， 老師不會主動幫你刪。刪掉之後你的資料與所有檔案會從系統上完全消失。
這是你公司的內部資料，留或不留由你判斷——所以編號請留好，弄丟就只能找老師處理。

刪除我交的作業

上課結束後請自己來這裡刪掉。 輸入送出時拿到的編號跟你當初填的名字，按下去就會把你的資料與所有檔案從系統上刪除。 刪掉之後救不回來，所以先確認你自己那份手冊已經下載留存。

編號弄丟的話，直接跟老師說，請老師幫你刪。

《我的工作說明書》表單格式與流程設計：miru 老師
本教材格式未經同意請勿重製、轉售或改作。你自己填的內容當然是你的。